16 Feb Errores de comunicación por email
Los 5 errores de la comunicación por email que seguro estás cometiendo pero no quieres reconocer
En este vídeo Luis Font te explicará los cinco errores más graves que se cometen en la comunicación por email, pero que nadie dice. Si te sientes identificado con alguno de ellos deja tu comentario en el vídeo.
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Si prefieres leer los 5 errores de la comunicación por email, ¡adelante!
Error #5 El email urgente ????
¿Un email urgente?
El email no es una herramienta de comunicación síncrona.¿Qué quiere decir esto?
Que las personas puedan dejar pasar horas antes de abrir el correo, ya sea por un viaje, una reunión, un curso, etc..
Si realmente es urgente, hay otras formas de comunicar como una llamada por teléfono o tal vez un WhatsApp.
Aunque debes prestar atención a WhatsApp, ya que no cumple con la Ley de Protección de Datos.
Existen herramientas muy efectivas como Chatforce.tech que pueden ayudarte a que la comunicación interna sea segura y efectiva.
Si el mensaje es de vida o muerte, no envías un email urgente.
Error #4 El email tipo novela????
¿Email o novela en varios tomos como Guerra y Paz de Tolstói?
Hay personas que escriben para ellas mismas, porque dice que “necesitan ordenar por escrito sus ideas”.
Esto es válido, pero es mejor si las ordenas en tu mente antes de enviar un correo para no consumir el tiempo de las personas.
¿Otra solución?
Las comunicaciones por vídeo asíncronas (Asynchronous video communications).
No es nada más ni nada menos que enviar un vídeo.
Para ello hay una herramienta muy sencilla: Loom.
Esta extensión de google chrome te permite grabar un vídeo, mostrar pantalla de lo que estés realizando y enviarlo por correo electrónico y saber si lo han abierto o no.
Es sumamente sencillo de utilizar y muy útil, puesto que cosas muy difíciles de explicar en un texto se pueden exponer muy fácilmente en vídeo.
Funciona muy bien y lo mejor es que es gratis.
Gracias a este tipo de herramientas aumenta tu productividad y la calidad de vida de los que reciben tus comunicaciones.
Error #3 Las secuencias infinitas de correos????
Comienza con un correo, luego el otro contesta y así sucesivamente la gente va añadiendo temas.
O… cuando se intenta planificar la fecha de una reunión.
Estas secuencias, son uno de los destructores de la productividad más grandes ya que si llegas 15 minutos tarde a leer la secuencia, te pierdes y terminas de entender después de una hora.
¿La solución?
Dos herramientas que funcionan muy bien: Doodle y Calendly.
Permiten escoger fechas en el calendario de una forma rápida y sencilla.
Así que evita la secuencia interminable de correos, y tampoco copies a personas innecesariamente.
Error #2 emails con la información mal estructurada????
¿A qué nos referimos con información mal estructurada?
A los emails que además de largos, dejan la información más importante, como la asignación de tareas, para el final.
Las personas suelen no entender lo que se les pide, y eso termina siendo una pérdida de tiempo.
¿Cuál es la recomendación?
Hacer un checklist ordenado de las tareas o puntos importantes.
O lo que es mejor, recurrir a la recomendación del punto 4.
A través de un vídeo distribuir tareas. Eso capta mejor la atención y evita una mala ejecución de las cosas.
⭐Error estrella#1: emails para salvar tu c***????
En el puesto número uno se encuentra el email para salvar … ¡Tú sabes!
El email salva c*** es el clásico en el que pones en copia al jefe y a un montón de personas más para dejar mal parado a alguien por una determinada situación.
Es típico para salvar el puesto de trabajo.
Pero sin ningún sentido, porque un jefe con un poco de criterio se dará cuenta.
Si necesitas que todos estén al tanto de un problema, es mejor convocar a una reunión.
¿Con cuál de todos estos errores de la comunicación por email te sentiste identificado? Ve al vídeo y confiésalo.
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¡Hasta el próximo vídeo!
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